Te direct, te fel, te bot? Tip 1 om diplomatieker te reageren

Een deelnemer vertelde mij dat zij tot haar grote schrik van collega’s te horen heeft gekregen dat ze nogal bot uit de hoek kan komen. Tijdens overleg op het werk, maar ook naar klanten toe reageert zij te direct. Ze begrijpt hier weinig van, want ze is toch gewoon eerlijk? en duidelijk? Waarom zou ze om de hete brij heen draaien? Een slecht voorstel is en blijft een slecht voorstel. Hoe je het ook formuleert. Waarom de dingen mooier voorstellen dan ze zijn? Aan de andere kant… Ze vindt het ook niet handig om collega’s en klanten tegen zich in het harnas te jagen en op gedoe zit ze al helemaal niet te wachten. Ze wil juist lekker en productief snel samenwerken.

Dat kan! In deze blog de eerste van 3 eenvoudige technieken die je in staat stellen diplomatieker te reageren zonder dat je inlevert op duidelijkheid, zonder stroopsmeren en zonder dat je het eens hoeft te zijn met dingen en mensen die dingen verkondigen die totaal indruisen tegen waar jij voor staat. Wél levert het op dat mensen zich minder snel op de kast gejaagd voelen, minder lange tenen blijken te hebben en dus ook beter naar jou luisteren.

Tip 1: Vat samen wat de ander zegt
. Daarmee voorkom je een felle, geïrriteerde of botte eerste reactie van jouw kant
Als je samenvat geef je de boodschap van de ander verkort weer. Het effect is dat de ander zich gehoord, erkend en begrepen voelt. De grap is dat je samenvatting niets zegt over wat jij ervan vindt. Je geeft immers juist zijn mening weer. Je hoeft hem dus geen gelijk te geven.

Voorbeeld: Stel je krijgt kritiek (waar jij het niet me eens bent)

“We hadden afgesproken dat jij dit project zelfstandig op zou pakken. Als je vast zou lopen, zou je mij om hulp vragen en nu zijn we 3 maanden verder en er is nog niks gebeurd. Ik baal ervan dat je niet naar mij bent toegekomen. Nu loop ik gigantisch achter op schema en kan ik alles zelf gaan doen…“

Dan zou je eerste reactie wel eens kunnen zijn:
“Ik heb je niet om hulp gevraagd omdat jij er nooit was….”
of
“Hoezo moet jij alles zelf doen!?…. Ik doe hartstikke veel!”

Waarop je leidinggevende zich zal gaan verdedigen…. Hij gaat vertellen wanneer hij er allemaal wel was etc etc. Dit triggert jou op jouw beurt om er tegen in te gaan. En dat kan zo nog wel ff doorgaan.

Je kunt ook niet-primair reageren door de woorden van je leidinggevende samen te vatten:
“Dus als ik het goed begrijp ben je ontevreden?” [samenvatting]
“Dat kun je wel zeggen, ja”
“We lopen achter op schema, vind je omdat ik niet eerder aan de bel heb getrokken” [nog meer samenvatting]
“Precies”
“Ik vind het ook heel belangrijk om de dingen volgens de planning te doen en ik wil het ook graag zelfstandig oppakken” [samenvatting + jouw mening]
Oh ja?!
“Ja zeker, voor mij is het dan handig dat ik weet wanneer jij er bent zodat ik je iets kan vragen over het project. Zullen we morgen bij elkaar gaan zitten zodat ik mijn vragen kwijt kan en we het weer op schema kunnen krijgen?” [aanzet tot oplossing]

In dit voorbeeld voorkomt de samenvatting dat je bot, fel of geïrriteerd reageert. Of de kritiek terecht is of niet, je schiet niet in de verdediging. Je hoeft niet te zeggen dat je het met hem eens bent, maar je komt op een tactische manier tot een oplossing.

Ander voorbeeld: Tijdens een overleg met een klant doe jij het voorstel een website te introduceren. Je klant is het daar (nogal) niet mee eens. Hij reageert:
“Ik ben toch niet gek. Als ik zo’n website moet laten maken, dat is zo duur, dan kan ik binnen een jaar de tent wel sluiten.”
Je eerste reactie zou kunnen zijn:
“En als je het niet doet, bereik je je klanten niet en kan je volgende maand je tent al wel sluiten…”

Stel dat je zou samenvatten:
“Dus je vindt het te duur, en je wilt niet dat de kosten zo hoog oplopen dat dat het einde van de zaak zou betekenen?”
“Inderdaad”
“Dus als ik je goed begrijp wil je je klanten bereiken en tegelijkertijd op de kosten letten?”
“Ja”
‘Nou laten we die twee zaken dan eens naast elkaar zetten op papier en kijken wat het beste is in het belang van je zaak.’
‘Ok

Samengevat :) De eerstvolgende keer dat je het niet met iemand eens bent, reageer je niet met te zeggen wat jij ervan vindt. Je reageert met een samenvatting van zijn woorden. Daarbij maakt het niet uit dat jij gelijk hebt. Natuurlijk is jouw plan het beste en heb je allang alle voors en tegens tegen elkaar afgewogen. Jij bent immers de expert. :) Door met een samenvatting diplomatieker te reageren, veroorzaak je veel minder weerstand bij anderen en kan je soepeler en makkelijker samenwerken. Dan heb je niet alleen gelijk, maar dan krijg je het ook nog.

Klik hier om tip 2 over diplomatieker reageren te lezen.