Vijf belangrijkste tips om je dag te plannen

Zo sprak ik onlangs een leuke man die mij vertelde over zijn tijdsmanagementprobleem en over dat hij daar toch echt van af wilde. Nog geen 15 minuten later (ongelogen) ging zijn telefoon en bleek hij een dubbele afspraak te hebben. Aan onze bijeenkomst kwam abrupt een einde en hij spoedde zich hals over kop naar zijn andere afspraak…

Als je ook merkt dat je leven chaotisch is omdat je te maken hebt met dubbele afspraken, deadlines die als muren van verschillende kanten op je af komen, altijd tijd tekort komt, dingen op het laatste moment moet regelen, iedereen tevreden moet houden, achter de feiten aanholt…..stress….dan heb je een timemanagement probleem.

Of niet want misschien vind je het (stiekem) wel leuk om voortgestuwd te worden van gebeurtenis naar gebeurtenis, voel je je belangrijker als je het druk hebt, geeft het je een gevoel van actie en ‘nodig zijn’.


Timemanagement tips zijn simpel een vaak genoegzaam bekend. De tijds-chaoten roepen het zelf: ik wou dat ik wat beter kon plannen….. Natuurlijk: plannen geeft overzicht, dankzij planning maak je minder fouten, vergeet je minder dingen, haal je betere resultaten en heb je minder stress.

Dat mag allemaal niet baten, want planning maakt je ook minder flexibel zeggen de tijds-chaoten. Het legt je vast en bovendien kost het maken van een planning tijd.

Voor diegenen die denken dat ze het toch weer eens willen proberen én voor diegenen die al best goed kunnen plannen maar er nog beter in willen worden de 5 belangrijkste tips op het voor het plannen van je dag. Over planning op langere termijn hebben we het dan wel eens een keer.

1. Doe het belangrijkste eerst
Dat betekent: niet je dag beginnen met de wat makkelijker klusjes of de leukere dingen. Eerst doe je wat gedaan moet worden en de tijd die je over hebt gebruik je voor de rest. Dus begin je dag met de taak waar je het meest tegen opziet. Het is even doorzetten, maar de genoegdoening die je ervaart als de (lastige) taak erop zit geeft je weer meer energie om de rest van de dag mee door te kunnen. Dit is volgens mij het aller, aller aller belangrijkste en meest effectieve principe van timemanagement!

2. Plan altijd schriftelijk,
niet alleen in je hoofd. Je wilt immers overzicht. Bovendien wil je je planning kunnen evalueren om later bij te stellen en nog effectiever met je tijd om te gaan. En ook: als je schriftelijk plant en je haalt je planning, geeft dat een gevoel van succes!

Gebruik hiervoor een goed agendasysteem. Ik gebruik Google calender. Fantastisch! Op je mobiele telefoon, elke computer en Ipad te raadplegen en aan te passen. Bovendien veel mogelijkheden om naar je eigen smaak in te richten. Ik gebruik verschillende kleuren voor verschillende activiteiten en hun graad van belangrijkheid.

3. Plan reservetijd in
Plan zo’n 60% van je dag voor activiteiten die belangrijk zijn. Houd de rest over voor dringende reactieve zaken zoals afspraken, brandjes blussen en natuurlijk mail en telefoon.

4. Visualiseer je dag(planning)
elke dag, de avond tevoren of in de auto op weg naar je werk. Dat wil zeggen dat je de dingen die je gaat doen en de resultaten die je daarmee bereikt heel precies voor je ziet in je hoofd. Hoe preciezer, hoe effectiever. Visualiseer de handelingen die je doet, de gesprekken die je voert, de dingen die je zegt, de gevoelens die je ervaart….

Als je op deze manier tevoren je dag doorneemt, is de kans dat je iets vergeet, dubbele afspraken maakt veel kleiner en de kans op succes en doelen bereiken veel groter!

5. Doe bovenstaande 4 tips elke dag
:-)